In der rollierenden Portfolioplanung ist das taktische Refinement notwendige Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung des Planungsrituals Big Room Planning. Aufgrund der Komplexität durchgeführter Projekte ist dies keine leichte Aufgabe. Der Interaction Room hilft den Fokus auf die erfolgskritischen Aspekte zu legen.
Was ist der Interaction Room?
Der Interaction Room ist ein Werkzeug für die Zusammenarbeit in interdisziplinär besetzten Teams. Typischerweise wird er eingesetzt, wenn unter vielen unterschiedlichen Stakeholdern ein gemeinsames Verständnis über die erfolgskritischen Projektaspekte hergestellt werden muss.
In einem Interaction Room werden alle Beteiligten frühzeitig involviert, wodurch die Akzeptanz für Veränderung unter den Stakeholdern gefördert wird. Moderierte Kollaboration verhindert das Abschweifen der Teilnehmer, mal eben Mails bearbeiten und hinterher doch nicht so ganz verstanden haben was diskutiert wurde ist schwer möglich. Darum gibt es im Nachhinein auch kaum Diskussionen über das Ergebnis.
Gemeinsames Verständnis herstellen und erfolgskritische Aspekte strukturiert identifizieren
Eine leichtgewichtige Modellierung aus unterschiedlichen Perspektiven (z. B. Abläufe, Strukturen, unterschiedliche Arten von Schnittstellen, Customer Journeys oder Informationsflüsse zwischen Organisationseinheiten) erzeugt ein abgestimmtes gemeinsames Verständnis.
Das frühzeitige Erkennen erfolgskritischer Aspekte erfordert konsequente Wertorientierung. Diese wird durch so genannte Annotationen erreicht. Annotationen werden durch die Stakeholder auf die Modellskizzen geheftet, wodurch strukturiert erfolgskritische Projektaspekte in den Dimensionen Wert-, Aufwands- und Risikotreiber identifiziert, diskutiert, dokumentiert und durch alle Teammitglieder bewertet werden.
Verwendung für die rollierende Portfolioplanung
Das Ergebnis eines Interaction Room Workshops wird in Epics festgehalten, dadurch wird eine unmittelbare Anschlussfähigkeit an eine (rollierende) Portfolioplanung gewährleistet. Epics werden mit Hilfe eines Templates beschrieben und können auf Grundlage der Annotationen priorisiert sowie initial geschätzt werden. Aus der Priorisierung und Schätzung werden Minimale Viable Products (MVP) gebildet. Die abstrakte Betrachtung durch Epics ermöglicht eine vorausschauende Grobplanung und der modulare Aufbau der MVPs gewährleistet die notwendige Flexibilität, die beiden Kernmerkmale Gezähmter Agilität.
Der Interaction Room gewährleistet, dass ihre Projekte effizienter und effektiver werden, was sich unmittelbar in reduzierten Kosten und verkürzten Laufzeiten niederschlägt.