Die Interaction Room Methode

Herausforderungen im Projektmanagement

Kennen Sie das? Ihre Software- und IT-Projekte können die gesetzten Erwartungen nicht oder nur zum Teil erfüllen? Entweder weil Zeit- oder Budgetvorgaben nicht eingehalten werden, oder weil Anforderungen nicht korrekt umgesetzt oder unpräzise gestellt wurden?

Die Gründe liegen oft in der Komplexität der Aufgaben und Technologien, zum anderen aber auch in einer unzureichenden Kommunikation der beteiligten Fach- und IT-Experten. Häufig stellt sich erst nach längerer Projektarbeit heraus, dass zum Projektstart bereits aneinander vorbeireden. Wenn das einmal so ist, ist eine Kurskorrektur oft nur schwierig umsetzbar.

Typischerweise gibt es zwei Herangehensweisen für die Umsetzung von Anforderungen und Spezifikationen:

  • Plangetriebenes Vorgehen
    Diese basieren auf der Annahme, dass die Spezifikationen zum Projektstart weitgehend vollständig sind und das späte Anforderungen zu vermeiden sind. Eine Prämisse, die den Entwicklungsprozess unflexibel werden lässt.
  • Agiles Vorgehen
    Diese sind flexibel und führen schnell zu Resultaten, stehen aber im Ruf, auf viele Projektstandards (z.B. eine saubere Dokumentation) ganz zu verzichten.

(IT-)Abteilungen sollten beide Ansätze nicht zu akademisch betrachten. Sie müssen sich den Realitäten einer konkreten Entwicklungsaufgabe stellen, um zeit- und budgetgerechte Resultate zu erbringen. Dazu gehört, dass Anforderungen berücksichtigt werden müssen, die erst im Projektablauf zu erkennen sind, während sich andere im Laufe des Projektes als überflüssig erweisen.

Neben dem Ziel einer Umsetzung von IT-Projekten haben Unternehmen grundlegende Anforderungen an die Planbarkeit: Sie benötigen zuverlässige Informationen über Liefertermine, Funktionalitäten und Budgets. Daher stellt sich die Frage, welchen Grad an Unvollständigkeit sie akzeptieren können und welcher Grad an veränderbaren Zielsetzungen umsetzbar ist. Es gilt die Vorteile der agilen Softwareentwicklung mit planerischer Sicherheit zu kombinieren. Wir nennen dieses Prinzip Gezähmte  Agilität.

Wie wir mit gezähmter Agilität Ihre Herausforderungen meistern

Moderne (IT-)Projekte sind komplex und vielschichtig. Daher gehört es zu den Hauptaufgaben des Managements eine Vorgehensweise zu etablieren, die das 80/20-Prinzip operationalisiert. Sie sollte auf fachbereichsübergreifende und persönliche Kommunikation Wert legen, schlanke Prozesse fokussieren sowie Dokumentationsaufwände auf ein gesundes Maß reduzieren. Gerade für Konzerne und große Mittelständler sind Projekte oft zu groß und zu komplex, um sie rein agil umzusetzen. Entsprechend ist es wichtig, Projekte wertorientiert aufzusetzen und mit gezähmter Agilität die Flexibilität und Geschwindigkeit agiler Vorgehen mit der Präzision und Weitsichtigkeit plangetriebener Vorgehen zu vereinen.

Unser Interaction Room macht Zusammenhänge zwischen Prozessen, Daten und Anwendungslandschaften transparent und schafft die Basis für effiziente Abstimmungsprozesse. Er ist eine Methode, die das Interesse der Beteiligten auf den Projektfortschritt lenkt und dazu beiträgt, dass alle die Vision von der zu entwickelnden Software gemeinsam tragen und schärfen. Er hilft interdisziplinären Gruppen den Fokus in frühen Projektphasen auf das Wesentliche zu legen. Denn das ist der Zeitpunkt, an dem vor dem Start der eigentlichen operativen Arbeit festgelegt wird, welche Anforderungen über den Erfolg oder Misserfolg entscheiden. In interdisziplinären Gruppen treffen viele Meinungen, Ziele und Erfahrungen aufeinander. Diese zu selektieren, zu priorisieren und früh einzubeziehen ist essenziell für erfolgreiche IT-Projekte.

Die Entwicklung unseres Interation Room ist inspiriert durch Methoden wie Scrum – ein iteratives Modell der Softwareentwicklung – und cross funktionaler Zusammenarbeit, wie sie in DevOps– oder Design-Thinking-Teams gelebt wird. Design Thinking ist der defacto Standard für das Kreieren innovativer Produkte und Dienstleistungen. Unsere Methode ist ursprünglich für die Durchführung vor Ort entwickelt worden. Um den neuen Anforderungen aber auch Möglichkeiten der Digitalisierung Rechnung zu tragen, heißt unsere Weiterentwicklung daher „IR:Remote“. Dieser basiert auf den bewährten Methodenbausteinen und Vorgehensweisen der ursprünglichen Interaction Room-Methode, wurde aber um wesentliche, digitale Komponenten ergänzt: unsere plattformunabhängige Toolchain, welche die Meinungen, Erfahrungen und Ziele eines jeden Projektbeteiligten objektiviert und dynamisch einfließen lässt. Auf Basis der Daten können Anforderungs- und Risikoanalysen durchgeführt werden, die zu einem reibungslosen Projektablauf beitragen. Die Ergebnisse können zudem zur Priorisierung verwendet werden und haben einen wissenschaftlich bewiesenen, positiven Effekt auf die Präzision in der Aufwandsschätzung. Somit können Entscheidungen im Sinne des Unternehmens objektiv gefällt und die einzelnen Anforderungen der Beteiligten bewertet werden.

Ziele des Interaction Rooms

Quick Facts

  • Gemeinsames Verständnis und Kollaboration aller Stakeholder
  • Komplexitäts–, Aufwands- und Werttreiber hervorheben
  • Konzentration auf umsetzbare MVPs
  • Fokussierung auf erfolgskritische Aspekte
  • (frühzeitige) Identifizikation und Beseitigung von Risiken durch intuitive Visualisierungsmethoden
  • Verbesserung der Zusammenarbeit und der Verankerung einer gemeinsamen Projektverantwortung von Fachabteilung und IT.

Der Interaction Room kann zur initialen Erarbeitung des Backlogs, mit Epics und User Stories für Projekte oder Produkte verwendet werden. Auch zur Schärfung der Anforderungen im Rahmen von sogenannten Refinements kann diese Methode gut angewendet werden.

Besonders wertvoll ist der Interaction Room, wenn im Vorfeld von komplexen Aufgabestellungen geklärt werden soll, welche Lösungsvarianten (technisch und fachlich) Sinn machen und welche Teams in einem Realisierungsprojekt beteiligt wären. Im Sinne einer Voruntersuchung kann das Ergebnis bei der weiteren Entscheidungsfindung helfen. So machen wir Komplexität einfach und reduzieren die Dauer für das Projekt-Scoping um bis zu 50%. Zuverlässige Aufwandsschätzungen werden schon nach kurzer Zeit möglich – Projekte bleiben in Time und Budget, schlanke Softwaresysteme entstehen.

Für wen ist der Interaction Room geeignet?

Das Training richtet sich an:

  • Business Analysten
  • Requirements Engineers
  • Projektführungskräfte
  • Programmführungskräfte
  • Product Owner und Scrum Master mit ersten Vorkenntnissen in klassischen und agilen Softwareentwicklungsprojekte

Für alle Unternehmen und Projektverantwortliche, Fach- und IT-Abteilungen die althergebrachte Vorstellungen von Projekten, Kommunikation und Meeting-Kultur über Bord werfen wollen, um in einem immer anspruchsvolleren Umfeld weiterhin erfolgreich zu bleiben. Die Ergebnisse sind ein gemeinsames Verständnis der Stakeholder, die Kenntnis erfolgskritischer Aspekte und ein initiales Backlog zur Umsetzung eines ersten minimale viable product (MVP).

Für alle Unternehmen und Projektverantwortliche, Fach- und IT-Abteilungen die althergebrachte Vorstellungen von Projekten, Kommunikation und Meeting-Kultur über Bord werfen wollen, um in einem immer anspruchsvolleren Umfeld weiterhin erfolgreich zu bleiben. Die Ergebnisse sind ein gemeinsames Verständnis der Stakeholder, die Kenntnis erfolgskritischer Aspekte und ein initiales Backlog zur Umsetzung eines ersten minimale viable product (MVP).

Ablauf unseres Interaction Room

Ein Interaction Room Workshop wird in einem physischen Raum oder remote durchgeführt. Mit digitalen Whiteboards und Symbolen werden Instrumente eingesetzt, um Experten und Projektbeteiligte (Fach- und Technikspezialisten) zusammenzubringen sowie Fragen zu beantworten. So werden Abhängigkeiten zwischen Prozessen, Daten und Anwendungen visualisiert. Der Aufbau zwingt alle Beteiligten dazu, sich auf wesentliche Aspekte zu konzentrieren. Eine einfache Symbolik sorgt dafür, dass diese ihr Augenmerk auf die zentralen Themen legen und die nötigen Grundlagen für den Projektstart effizient und gemeinsam erarbeiten. In einem Initial-Workshop können sich Experten mit Unterstützung eines Interaction Room Coaches und eines Domain-Experten (z. B. dem Projektverantwortlichen) den Ist-, den Sollstand und Projektherausforderungen erarbeiten, schätzen sowie bewerten. Aufbauend werden mit Hilfe unserer Toolchain digitale „Landkarten“ erstellt. Diesen „Landkarten“ oder „Canvases“ kommt eine tragende Rolle zu: Auf ihnen dokumentieren die Beteiligten wesentliche Geschäftsprozesse, Schnittstellen der Anwendungslandschaft oder offene Punkte. Jede dieser ist einer bestimmten Modellierungsperspektive gewidmet.

Themenlandkarte

(zeigt wesentliche Fragestellungen und gesammelte Anforderungen)

Prozesslandkarte

(veranschaulicht relevante Prozesse und Abläufe)

Objektlandkarte

(verdeutlicht Beziehungen zwischen den wesentlichen
Geschäftsobjekten)

Integrationslandkarte

(illustriert wesentliche Systeme/Umsysteme
und Schnittstellen)

Interaktionslandkarte

(veranschaulicht Navigationsfluss
durch die Anwendung

Themenlandkarte

(zeigt wesentliche Fragestellungen und gesammelte Anforderungen)

Prozesslandkarte

(veranschaulicht relevante Prozesse und Abläufe)

Objektlandkarte

(verdeutlicht Beziehungen zwischen den wesentlichen
Geschäftsobjekten)

Integrationslandkarte

(illustriert wesentliche Systeme/Umsysteme
und Schnittstellen)

Interaktionslandkarte

(veranschaulicht Navigationsfluss
durch die Anwendung

Hierdurch sehen Projektmitglieder, was sonst nur schwer zu fassen ist: die Abhängigkeiten zwischen Prozessen, Daten und Anwendungslandschaften. Jede Landkarte wird zudem mit Annotationselementen versehen, die bestimmte Werte, Risiken und Herausforderungen in den Modellen Identifizieren, zum Beispiel Business Value, Sicherheit oder Flexibilität. So können auf anschauliche Weise Wertschöpfungspotenziale, Herausforderungen und Risiken in den Modellen identifiziert, konsolidiert und priorisiert werden. Die Annotationen sind neben der Modellbildung ein wesentliches Element des Erkenntnisprozesses. Um den besonderen Anforderungen von IT-Projekten gerecht zu werden, werden die Ergebnisse des Interaction Room priorisiert, initial geschätzt und nahtlos in ein interatives Projektvorgehen überführt.

Interaction Room Methodenhandbuch

Der Interaction Room ist ein Werkzeugkoffer für unterschiedliche Anwendungsfälle. Neben der Analyse und Konzeption von (mobilen) Informationssystemen können (skaliert) agile Projekte unterstützt, Prozessanalysen durchgeführt oder fachliche Ausschreibungsunterlagen vorbereitet werden. Mit den Bausteinen des Werkzeugkoffers ist es möglich, die Implementierung von Informationssystemen zu gestalten. Dabei kann die Individualentwicklung selbst geleistet, durch einen Dienstleister erbracht oder ein System gekauft und angepasst werden. Der Werkzeugkoffer kann in plangetriebenen und agilen Vorgehensweisen eingesetzt werden. In plangetriebenen Vorgehensweisen ist das Ergebnisartefakt von Interaction Rooms …

Annotationselemente

Business Value

Bestimmte Systemteile erzeugen einen größeren Mehrwert für die Organisation als andere. Um die Wichtigeren von den weniger wichtigen zu unterscheiden zu können, adressiert die Annotation …

User Value

Dieser Annotationstyp markiert System- oder Prozessteile, die besonderen Wert für den Benutzer besitzen. Die Erwartungshaltung des Benutzers ist maßgebend für den User Value …

Innovation

Die Annotation „Innovation“ markiert Prozessabschnitte, Systemteile, Features oder allgemeine Ideen, die besonderen Innovationscharakter haben, d. h. in fachlicher oder technischer Sicht …

Manuelle Bearbeitung

Kennzeichnet Elemente, die von den kognitiven Fähigkeiten eines Menschen abhängig und nicht vollständig automatisierbar sind  …

Ungewissheit

 Kennzeichnet Elemente, die nicht ausreichend verstanden sind, für die Entscheidungen ausstehen oder die Machtbarkeit unklar ist. …

Verbesserungsbedarf

Kennzeichnet Elemente, die fachlich oder technisch modernisiert werden sollen, z. B. zum Abbau von fachlichen oder technischen Schulden  …

Häufige Fragen zur Agilität:

Was bedeutet gezähmte Agilität?
Mit unserem Prinzip Gezähmter Agilität verbinden wir das Beste aus klassischen und agilen Vorgehensweisen. Im Mittelpunkt steht dabei die Maximierung des zu schaffenden Wertes für das Unternehmen. Wir stellen dies durch unsere leichtgewichtige Methodik sicher, welche die Stakeholder dazu führt, sich von Anfang an auf erfolgskritische Aspekte zu fokussieren. Durch unser Vorgehen schaffen wir es den Planungshorizont agiler Projekte zu erhöhen und gleichzeitig Flexibilität und Geschwindigkeit durch flexible Release Zyklen von MVPs aufrechtzuerhalten. Gestützt wird unser Beratungsansatz durch unsere digitale Toolchain. So steuern wir agile Projekte datengetrieben. Anhand dieser betreiben wir proaktives Risikomanagement, präzisieren Aufwandsschätzungen und optimieren den Teambuilding-Prozess. Für Sie bedeutet das, die Umsetzung erfolgt schnell, das Produkt wird qualitativ hochwertig und kostengünstig.
Was sind die Vorteile gezähmter Agilität?

Mit gezähmter Agilität bringen Sie Flexibilität und Geschwindigkeit in Ihre Projektteams. Sie erhalten ein proaktives Risikomanagement sowie volle Kostenkontrolle, was das Committment der Stakeholder verstärkt.

Was bedeutet DevOps?

DevOps ist ein zusammengesetzter Begriff aus den beiden Worten „Development“ (Entwicklung) und IT-Operations. DevOps ist ein Konzept, das auf die gemeinsame Verantwortung von Softwareentwicklung und IT-Betrieb setzt.

Was ist ein minimal viable product (MVP)?

Unter Minimum Viable Product, übersetzt in etwas „minimal brauchbares Produkt“, versteht man die erste funktionierende Iteration eines Produkts. Ziel ist es, aus Nutzerfeedbacks möglichst schnell zu lernen und Fehler in der Anforderungserhebung zu vermeiden.

Für wen kommt Agilität in Frage?

Agilität kommt für Unternehmen, Führungskräfte sowie Projektverantwortliche aus Fach- und IT-Abteilungen in Frage, die konservative und alte Herangehensweisen an Projekte, Kommunikation und Meeting-Kultur abschaffen wollen, um in einem immer komplexeren Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu werden oder zu bleiben.

Was bedeutet Design Thinking?

Design Thinking beschreibt einen Ansatz, der Probleme lösen und neue Ideen entwickeln soll. Es ist der defacto Standard für das Kreieren innovativer Produkte und Dienstleistungen mit dem Ziel, Lösungen im Sinne der Anwender zu finden.