“Als Projektleiter stelle ich oft fest, dass wir besondere Projektherausforderungen zu spät bemerken. Im Nachhinein sagen alle Projektbeteiligten, dass sie diese auch vorher hätten herausfiltern können. Warum haben sie es dann nicht vorher gesagt? Das hätte uns viel Zeit und Nerven gespart. Jetzt haben wir sinnlos Ressourcen verbraucht, die wir doch direkt effektiver hätten einsetzen können.“

Nicht jeder redet gerne

Jeder Mensch ist anders. So einfach das klingt, Sie wissen wahrscheinlich aus eigener Erfahrung, dass genau diese Tatsache zu Situationen führen kann, bei denen man sich nachher fragt: Hätten wir das nicht früher klären können? Zum Beispiel in Besprechungen. Es gibt in der Regel eine Agenda, die im Wesentlichen abgearbeitet wird. Projektschritte werden besprochen, der Fortschritt festgehalten, Aufgaben und Zuständigkeiten verteilt oder geändert. Das sind die Fakten, die geklärt werden müssen. Doch jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin hat Erfahrungen mit Besprechungen und verhält sich danach. Einige sagen vielleicht besser nichts, weil sie keinen Ärger wollen oder weil ihre Beiträge in der Vergangenheit nicht angenommen wurden, auch wenn sie sinnvoll oder gar notwendig waren. Für andere ist es ganz normal, dass sie einen hohen Redeanteil haben und dass ihre Kolleginnen und Kollegen ihren Vorschlägen zustimmen. Dadurch entsteht eine Asymmetrie in der Kommunikation und in der Wissensverteilung, und wichtiges Wissen bleibt ohne Gegensteuern implizit.

Erst annotieren …

Um das implizite Wissen aller Stakeholder nutzen zu können, haben wir im Interaction Room Annotationsrunden eingeführt. Dazu gehören unsere Annotationssymbole, die für IT-Prozesse typische Wert-, Aufwands- und Risikoaspekte abbilden, und die dazugehörigen Erklärungen der Stakeholder. Nachdem eine Landkarte ausgefüllt wurde, zum Beispiel mit einem Prozess oder den Partnern, markieren alle (wirklich alle) Stakeholder eigenständig die aus ihrer Sicht notwendigen Stellen mit einem Annotationssymbol. Im Anschluss wird jedes geklebte Symbol detailliert besprochen und nach Aufwand und Nutzen bewertet. So werden alle ausstehenden Diskussionspunkte Schritt für Schritt mit dem ganzen Team abgestimmt und dokumentiert.

… dann diskutieren

Durch diese Herangehensweise wird ermöglicht, dass jeder Teilnehmer sich aktiv beteiligt, zu Wort kommt und sich mit seinem Wissen einbringt. Dies ist ein wichtiger Punkt, da wir überzeugt sind, dass Mitarbeiter und deren spezifisches Wissen eine wichtige Ressource für das Unternehmen und die dazugehörenden Projekt sind. Mit den Interaction-Room-Annotationen ermöglichen wir es jedem Stakeholder, zu Wort zu kommen. Unsere IR-Coaches sorgen dabei dafür, dass während der Diskussionen alles gesagt werden kann, was gesagt werden muss. So wird das spezifische Wissen aller Stakeholder explizit, Aufwände und Nutzen sind bereits geschätzt und Ressourcen können genau da eingesetzt werden, wo sie sinnvoll gebraucht werden.

Wenn Sie mehr über unsere Annotationen erfahren wollen, schreiben Sie uns! Oder teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit Besprechungen mit.

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