In der Vorbereitung auf einen Interaction-Room-Workshop ist es die Aufgabe der Coaches, die notwendigen Informationen für die Konfiguration der Landkarten und Annotationen zusammenzutragen. Eine Hilfestellung bietet der Vorabfragebogen, mit dem unter anderem ein verbindliches Workshop-Ziel, Rahmenbedingungen für die Durchführung des Workshops und relevante Themen vom Auftraggeber festgelegt werden müssen. Die Themen werden verwendet als EPICs auf der Feature-Landkarte notiert und durch Features detailliert. Die Identifikation von Features geschieht durch Vorgespräche mit Stakeholdern, das Analysieren von Dokumenten und weiteren Informationen aus dem Vorabfragebogen. Im Workshop wird den Stakeholdern die Feature-Landkarte vorgestellt. Die Stakeholder validieren die Feature-Landkarte und ergänzen sie, sofern nötig. Im Anschluss werden Prozesslandkarten skizziert, denn eine Prozesslandkarte stellt die zeitlich-logische Abfolge von Schritten dar, die zur Erfüllung der funktionalen Anforderungen durchgeführt werden müssen.
