Unsere Projekte sind in der Regel umfangreich und benötigen mehr initiale Besprechungszeit. Meistens nehmen wir uns einen Tag dafür vor. Doch selbst in dieser Zeit können wir die Komplexität nicht einfangen und es entsteht regelmäßig im Nachhinein eine Diskussion darüber, was nun wirklich relevant ist. Eigentlich müsste immer jemand von außen dabei sein und die Workshops moderieren, damit wir den Fokus nicht verlieren.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Ewige Meetings, die am Ende mehr Diskussion erzeugen als sie beseitigen? Und beim nächsten Mal wird mehr über das Protokoll gestritten als die tatsächlichen Anforderungen diskutiert? Eigentlich schien der ganztägige Workshop doch ausreichend, um das Projekt von Anfang an in seinem ganzen Umfang zu besprechen und die Rollen an die entsprechenden Mitarbeiter zu verteilen. Inhaltlich sollten Chancen und Risiken der geplanten Systemeinführung besprochen werden und die Stakeholder sollten die Gelegenheit erhalten, ihre jeweiligen Standpunkte auszutauschen, damit das Projekt von Beginn an durch ein Team zum Erfolg wird. Doch am Ende wurde zwar viel diskutiert, aber es gab kein handfestes Ergebnis, keine konkreten Anforderungen. Zudem sind die Mitarbeiter längst nicht auf einer Wellenlänge und streiten sich im Nachhinein über einzelne Prozessschritte.
Komplexität statt Detailverliebtheit
Viele verstehen die Diskussion von Details als Komplexität. Komplexität liegt aber nicht alleine in den Details an einer Stelle, sondern in der Vielschichtigkeit der Perspektiven. Wer sich in der Diskussion von Details verliert, verliert sowohl den Fokus des Projekts als auch den Blick für das große Ganze. Um die Ganzheit eines Projekts zu verstehen, muss dessen Komplexität abgebildet werden. Besonders in Teams aus unterschiedlichen Abteilungen mit ganz eigenen Erwartungen ergeben sich oft Situationen, in denen jede/r seine/ihre Perspektive als relevant besprechen und darstellen möchte. Für den Erfolg des Projekts ist es deshalb entscheidend, dass alle Stakeholder sich verbindlich darüber einig sind, was für das Projekt generell wichtig und was weniger wichtig ist, wo die wirklichen Risiken und Chancen liegen.
Relevanz transparent machen
Im Interaction Room werden alle funktionalen Anforderungen annotiert, mit dem gesamten Team diskutiert und nach ihrer Relevanz und ihrem Aufwand bewertet. Dieser Prozess ist für alle sichtbar und nachvollziehbar. Erst, wenn alle Stakeholder sich auf ein Ergebnis geeinigt haben, geht es zur nächsten Anforderung. Dadurch wird nicht nur der gesamte Diskussionsprozess strukturiert, sondern auch eine gemeinsame Verantwortung, ein Shared Project Ownership erzeugt. Die passende Interaction-Room-Software unterstützt den Dokumentationsprozess und macht die Ergebnisse auch im Nachhinein für alle zugänglich. Selbst umfangreiche Projekte können so wiederholt strukturiert begleitet und immer wieder anhand der relevanten Anforderungen überprüft werden.
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