Big Room Planning (BRP) ist ein Ritual, mit dem die Planung einer Etappe für Projektportfolien realisiert werden kann und ursprünglich aus der agilen Welt stammt. Beispielsweise ist das so genannte PI-Planning aus dem Scaled Agile Framework (SAFe) eine Implementierung. Trotz seines Ursprungs kann das Ritual ebenfalls für hybride bzw. plangetriebene Organisationen zur Planung des Projektportfolios angewendet werden.

Warum ist Big Room Planning sinnvoll?

BRP ist eine Methode, mit der Teams und Mitarbeiter ihre eigenen Aufgaben, deren zeitliche Abfolge, die Abhängigkeiten zu anderen Teams, das Big Picture agilen Arbeitens und der eigenen Organisation besser verstehen und optimieren können. Während das übergeordnete Ziel die Planung einer Etappe auf operativer Ebene (z. B. DevOps Teams), entsprechend der Priorisierung der taktischen Ebene (z. B. Projekte) ist, lassen sich weitere Subziele identifizieren:

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Das Commitment der Teams über die Liefergegenstände der Etappe erlangen und dadurch die intrinsische Motivation der Teammitglieder steigern, die selbst gesetzten Ziele erreichen zu wollen

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Direkte Beteiligung der Stakeholder und der Teams bei der Herstellung der Leistbarkeit

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Höhere Transparenz über die Themen, die umgesetzt werden.

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Höhere Transparenz über die Erreichung von Zwischenzielen

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Ressourcenkonflikte erkennen bevor sie eintreten, um diese auflösen zu können

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Die Reaktionsfähigkeit auf unvorhergesehene Ereignisse, die Einfluss auf das Projektportfolio besitzen, durch regelmäßige Überprüfung und Reallokation herstellen

Ablauf eines Big Room Plannings

Beteiligte Teams eines BRP kennen den Scope einer Etappe im Vorfeld des BRPs. Sie führen Refinements zur Identifikation und zum Verständnis von Anforderungen durch, die sich aus den Etappenzielen der entsprechenden taktischen Maßnahmen ableiten. Dazu verwenden sie bspw. einen Interaction Room, um Epics und User Stories in cross funktional besetzten Workshops zu erarbeiten.

Der Ablauf eines BRPs gliedert sich in 9 Schritte

Die Vertreter der taktischen Maßnahmen (z. B. Projektleiter) stellen ihr Vorhaben in einem kurzen Pitch vor, sofern dies in der kommenden Etappe das erste Mal beplant wird.

Reihum stellen die Vertreter der taktischen Maßnahmen das jeweilige Etappenziel vor.

Jede Maßnahme erhält einen Bereich auf der Wand, wo alle Maßnahmen stehen.

Verantwortliche der operativen Teams (z. B. Product Owner oder Teamleiter) heften Ihre Ergebnisse der Refinements an die entsprechenden Stellen auf der Wand. Es werden nur Epics an die Wand geheftet, die zugesagt werden.

Die Teams identifizieren und veranschaulichen Abhängigkeiten zwischen Epics

Das vorläufige Ergebnis wird dem Top Management präsentiert. Akzeptiert es das Ergebnis, beginnt die Umsetzung der Etappe. Akzeptiert es das Ergebnis nicht, hat es 2 Möglichkeiten zu reagieren:

Die Priorisierung der taktischen Maßnahmen kann verändert werden. Eine Erweiterung des Scopes durch das Management ist nicht zulässig. Die Repriorisierung führt zu einer Reallokation der zugesagten Epics der Teams.

Ressourcenkonflikte/-Engpässe können durch zusätzliches Budget aufgelöst werden.

Das Management gibt den Scope der Etappe frei und die Etappe beginnt

“Noch nie hatte ich eine solche Transparenz über die Themen, die im Unternehmen bewegt werden!”

Teamleiter IT, Versicherungskonzern

Erfolgsfaktoren: Mit diesen Tipps gelingt auch Ihr Big Room Planning

Das Wichtigste ist eine gezielte und detaillierte Planung und Vorbereitung. Hier sollte möglichst viel Fleiß und Detailtreue an den Tag gelegt werden. Hält man sich an folgende Hinweise, ist die Durchführung an sich recht simpel:

Zieldefinition:

Der BRP Rahmen sollte genügend Hinweise geben, was erreicht werden soll oder könnte und wie diese Ziele geprüft werden. Gleichzeitig muss ein gewisser Spielraum für Learnings und Feedback erhalten bleiben.

Ergebnisoffenheit:

Da erst nach erfolgreichem BRP klar wird, was einzelne Teams leisten können, dürfen mögliche Ergebnisse nicht bereits im Vorfeld an anderen Stellen versprochen werden.

Transparenz:

Der generelle Scope sowie der Ablauf des Big Room Plannings sollte allen Teilnehmern bereits im Vorfeld klar sein. Das gilt besonders für die Erwartungshaltung im Hinblick auf die eigenen Aufgaben der Teammitglieder. Product Owner und Teamleiter brauchen zudem einen tieferen Detailgrad, um auf Fragen gezielt antworten zu können. Abteilungsleiter und Produktmanager brauchen einen noch umfassenderen Überblick, damit sie Teilnehmern den Scope und dessen Mehr-wert erklären können.

Teamzusammenstellung:

Es ist elementar die richtigen Mitarbeiter an Bord zu haben. Da es immer um Abhängigkeiten zwischen den Teams, mögliche Risiken aber auch um die Priorisierung von Aufgaben geht, müssen relevante Ansprechpartner, Entscheider und Know-How-Träger vor Ort sein, die Ergebnisse einschätzen, Entscheidungen durchsetzen oder Abhängigkeiten einschätzen können.

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    Stolpersteine: Welche typischen Fehler Sie beim Big Room Planning vermeiden sollten

    Big Room Planning klingt zwar einfach, ist aber nicht trivial. Wie in allen Bereichen agiler Arbeit gibt es Anti-Pattern, die das Event an sich oder auch den gewünschten Outcome, also den Effekt von BRP, behindern oder sogar gänzlich zunichte machen können. Entsprechend sollte verstärkt auf folgende Punkte geachtet werden:
    Wählen Sie die richtigen Teilnehmer:

    Das A und O eines erfolgreichen Big Room Planning ist die Zusammensetzung der Teilnehmer. Diese müssen in der Lage sein, für ihr jeweiliges Team und nicht nur den eigenen Arbeitsplatz zu sprechen. Zudem sind Entscheider relevant, die evtl. neu aufkommende Anforderungen an Prozesse und Transparenz, vor Ort und innerhalb der Organisation durchsetzen können. Es gilt aber auch darauf zu achten, dass nicht nur Mitarbeiter aus leitenden Funktionen teilnehmen, die den Arbeitsaufwand der Projekte nicht korrekt einschätzen können.

    Behalten Sie den Überblick:

    Um nicht durcheinander zu geraten sollten Sie von vornherein eine Klassifizierung der Teilbereiche in „eingeplant“, „in Planung“ und „nicht eingeplant“ vornehmen, um übersichtliche Teilbereiche zu bekommen.

    Gehen Sie Ihren Weg:

    Klären Sie die Tool-Frage erst, wenn Sie den Prozess beherrschen und für Ihre Organisation angepasst und optimiert haben. Wenn möglich, bleiben sie analog

    Behalten Sie den Scope:
    Big Room Planning hat den besten Effekt, wenn man mit einem bereits abgestimmten Scope an den Start geht. Kurzfristige Neujustierungen sind meistens hinderlich.
    Bleiben Sie beim gemeinsamen Ergebnis
    Vermeiden Sie nach erfolgtem BRP ihre Teams neu zusammenzusetzen oder weitere zu erledi-genden Aufgaben zu definieren. Die stringente Verfolgung der Aufgaben und Arbeitsweisen ist Schlüssel zum Erfolg.

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