In einer Annotationsrunde werden versteckte Wert-, Risiko- und Aufwandstreiber aufgedeckt und impliziertes Wissen explizit gemacht. Deshalb ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass auch alle Faktoren berücksichtigt werden. Um dies zu gewährleisten, wurde folgendes Vorgehensmodell erstellt.
1. Vorstellen des Annotationssets
Das im Vorfeld für die gerade modellierte Landkarte erstellte Annotationsset muss den Stakeholdern vorgestellt werden. Dazu gehört die Vorstellung der Annotationstypen und ihre jeweilige Bedeutung. Es sollte bei jeder Annotationsrunde darauf hingewiesen werden, Annotationstypen nicht inflationär zu verwenden und nur besondere Herausforderungen zu kennzeichnen. Ist dies die erste Annotationsrunde, muss den Stakeholdern außerdem der grundsätzliche Ablauf des Annotierens erklärt werden. Für eine bessere Übersicht während des Annotierens, sollten die Typen und die zugehörigen Erläuterungen des jeweiligen Annotationssets gut sichtbar im Raum zu finden sein, beispielsweise auf einem Beamer.
2. Annotationstypen durch die Stakeholder in die Landkarte heften lassen
Im zweiten Schritt heften die Stakeholder Annotationstypen in die durch den Coach freigegebene Landkarte. Dazu haben sie ca. 15 Minuten Zeit. In dieser Zeit können sie sich Gedanken darüber machen, welche Elemente besondere Herausforderungen beinhalten. Die identifizierten Stellen werden dann vom Stakeholder mit einem Annotationstypen versehen, der zu der identifizierten Herausforderung passt. Jeder Stakeholder kann innerhalb der Zeitspanne beliebig viele Annotationstypen in die Landkarte heften. Sollte es vorkommen, dass ein Stakeholder seine Herausforderung nicht über die im Annotationsset befindlichen Annotationstypen ausdrücken kann und dies äußert, wird ihm situativ ein passender Annotationstyp angeboten.
3. Annotationen durch Stakeholder erläutern lassen
Nachdem die Stakeholder Annotationstypen in eine Landkarte geheftet haben, werden diese durch die jeweiligen Stakeholder erläutert. Gesteuert wird dieser Prozess durch den Methodencoach. Dazu zeigt der Methodencoach gezielt auf einen Annotationstypen, der an der Landkarte heftet, und fragt welcher Stakeholder diesen in die Landkarte geheftet hat. Anschließend muss der jeweilige Stakeholder erläutern, weshalb er an dieser Stelle eine besondere Herausforderung sieht.
4. Falsch verwendete Annotationstypen durch korrekte austauschen (optional)
Während der Erläuterung des Stakeholders kann es vorkommen, dass der durch den Stakeholder gewählte Annotationstyp nicht zu der Erläuterung passt. In dieser Situation kann der Methodencoach den Annotationstyp austauschen. Allerdings ist dieser Schritt optional, da es bei einer Annotation immer auf die Erläuterung ankommt und nicht auf das Symbol.
5. Anschlussfragen stellen
Um die Herausforderung in der Erläuterung des Stakeholders zu konkretisieren, können vom Methodencoach typspezifische Anschlussfragen gestellt werden. Können die Anschlussfragen nicht eindeutig beantwortet werden, ist das ein Indiz dafür, dass es sich nicht um eine besondere Herausforderung handelt. Handelt es sich nicht um eine besondere Herausforderung wird der Annotationstyp aus der Landkarte genommen.
6. Umgang mit Duplikaten
Wird während der Erläuterung deutlich, dass es sich um eine 1:1 Kopie einer vorherigen Äußerung handelt wird sie mit derselben ID versehen (siehe 8.) wie die Ursprungsannotation.
7. Dokumentation von Annotationen
Während der Erläuterung durch einen Stakeholder, ist es die Aufgabe des Domänencoachs, die durch die Stakeholder gemachten Aussagen zu dokumentieren. Wird die Erläuterung nicht als valide Annotation angesehen, wird die Dokumentation verworfen.
8. Vergabe einer ID
Sobald eine Erläuterung als valide angesehen und dokumentiert ist, wird für den Annotationstyp und die dazugehörige Dokumentation eine ID vergeben. Dazu wird die ID mit in die Dokumentation aufgenommen und auf den in der Landkarte befindlichen Annotationstyp geschrieben.