Heute verfolgen viele Organisationen ein Modell gezähmter Agilität und besitzen sowohl agil als auch klassisch arbeitende Teams. Diese operativen Teams arbeiten in sich effizient und gut. Die Herausforderung entsteht jedoch in der Koordination und Beplanung der operativen Teams durch taktische Vorhaben (z. B. übergeordnete Projekte), die sich anhand der Priorität strategischer Ziele ausrichten.

Die taktischen Vorhaben greifen gegebenenfalls auf die selben operativen Ressourcen zu, sodass Ressourcenkonflikte auftreten können. Selbstverständlich sind manche Teams mal mehr, mal weniger involviert. Problematisch wird es, wenn die Abhängigkeiten einzelner Teams zu anderen Teams die gesamte Organisation verlangsamen. Solche Bottlenecks müssen frühzeitig erkannt werden, um die gewünschte Effizienz im Rahmen des Projektportfolios zu erreichen.

Struktur von Portfolioebenen

Die Planung erfolgt auf mindestens drei Ebenen: Auf der strategischen Ebene werden die strategischen Initiativen mit einem Planungshorizont von mindestens sechs Monaten in Form von Portfolio-Epics dokumentiert und priorisiert.
Auf Basis dieser Initiativen werden taktische Maßnahmen abgeleitet, die typischerweise Projektcharakter besitzen und als Projekt-Epics dokumentiert werden. Dabei muss nicht ein Projekt-Epic nicht den Umfang eines gesamten Projekts besitzen, sondern kann bspw. auch den Umfang eines Meilensteins besitzen. Der Planungshorizont eines Projekt-Epics sollte den Umfang einer Etappe und ein klar definiertes Ziel besitzen. Die Priorisierung der taktischen Maßnahmen leitet sich aus der Priorisierung der strategischen Initiativen ab.
Aufgrund der formulierten Projekt-Epic-Ziele haben die Teams die Möglichkeit, Ihre Beteiligung an der Umsetzung der Projekt-Epics zu identifizieren. Im Rahmen von Refinements erarbeiten die Teams Anforderungen und dokumentieren diese in Ihren Backlogs, i. d. R. als Epics und User Stories. Entlang der Priorität der Projekt-Epics und auf Grundlage der verfügbaren Kapazität in der kommenden Etappe erarbeiten die Teams Ihren Etappen-Scope.

Best Practice zur Operationalisierung rollierender Portfolioplanung

  • Eine Herausforderung besteht im Refinement der Projekt-Epics durch die Teams. Mit unserem Werkzeug Interaction Room für das Refinement von taktischer auf die operative Ebene können Cross-funktional besetzte Teams gemeinsam abgestimmte und bewertete Anforderungen erarbeiten. Empirische Studien zeigen, dass durch die Nutzung des Werkzeuges Aufwandsschätzungen präziser werden.
  • Das Ritual Big Room Planning hat sich zur Beplanung einer Etappe bewährt. In einem zweitägigen Ritual kommen die Vertreter aller Ebenen zusammen. Die Ergebnisse des Refinements werden auf einer Wand transparent gemacht. Abhängigkeiten zwischen operativen Teams werden visualisiert. Durch das Commitment der Teams entsteht der vorläufige Etappen-Scope. Die Verantwortlichen der strategischen Ebene können das Ergebnis akzeptieren oder durch Repriorisierung einmalig Einfluss nehmen.
  • Maßgeblich für den Erfolg ist eine radikale Transparenz über alle Ebenen hinweg, die einerseits die Zusammenhänge über Ebenengrenzen andererseits Abhängigkeiten zwischen Epics.