„Ich habe oft das Gefühl, dass wir in unseren Workshops aneinander vorbeireden. Jeder redet über seine oder ihre Themen, aber ein gemeinsames Verständnis gibt es nicht. Am Ende des Workshops haben wir dann keine verbindlichen Ergebnisse stehen, was frustrierend ist. Da hätten wir uns den Workshop auch sparen können.“

Wer mit interdisziplinären Teams arbeitet, kennt die Situation: Mitarbeiter unterschiedlicher Fach- und Denkweisen kommen mit voneinander abweichenden Erwartungen und Vorstellungen in eine Besprechung. Sie diskutieren an der einen Stelle zu sehr im Detail, an der anderen Stelle zu abstrakt. Die IT spricht mit der IT, die Fachabteilungen diskutieren untereinander, oftmals ohne sich zu sehen. Für eine effiziente Lösung wäre aber genau das Reden miteinander, in einem Raum notwendig. Wenn dann keine eindeutigen Ergebnisse erzielt werden, weil es kein gemeinsames Verständnis über die tatsächlichen Anforderungen und Aufwände gibt, sinkt die Motivation der Teammitglieder schnell und schlägt in Frustration um. Das kostet nicht nur Zeit, sondern kann ganze Projekte ins Stocken bringen. Besser, von Anfang an auf Transparenz zu setzen, auf die sich alle Beteiligten geeinigt haben.

Der einfachste Schritt dafür? Das Gesagte nicht nur protokollieren, sondern visualisieren, und zwar unmittelbar während des Workshops. Machen statt reden. Der Effekt: Abstrakte Gedanken werden (be-)greifbar. Dadurch können sie in der Gruppe leichter verstanden und verändert werden. Und: Das gemeinsame Ziel ist für alle sichtbar. Während sich also die Stakeholder über Prozessschritte unterhalten, zeichnet der Interaction-Room-Coach (IR-Coach) diese auf dem Process Canvas direkt mit. Die Modellierungssymbole sind dabei so einfach wie möglich und nur so komplex wie nötig, sodass eine niedrige Hemmschwelle zur Beteiligung besteht, selbst wenn man mit Modellierung nicht so vertraut ist.

Durch das Visualisieren entsteht vor den Augen der Teilnehmer ein vollständiger Prozess. Mehrere Sinne werden beansprucht, wodurch keine Missverständnisse, sondern ein Verständnis der Sache und auch für die Aufgaben der Anderen entsteht. Damit es bei der Diskussion nicht zu sehr ins (technische) Detail geht, fokussieren die IR-Coaches das Team immer wieder auf die relevanten Stellen. Was ist hier an dieser Stelle wichtig? Ist das hier jetzt wichtig, um den Prozess zu beschreiben? Am Ende holen sich die Coaches von jedem Teilnehmer das OK ab. Stimmt jetzt alles so? Haben wir alle relevanten Schritte berücksichtigt und festgehalten? Wenn ja, kann es an die tatsächlichen Anforderungen wie hohe Belastungszeiten oder Anforderungen an die Flexibilität der Anwendung gehen.

 

Der Effekt: Die Gruppen einigen sich interaktiv auf einen gemeinsamen Ausgangspunkt. Damit ist das Ergebnis für alle transparent und die Basis für weiterführende Diskussionen zu den tatsächlichen Wert- und Risikotreibern gelegt. Statt Frustration entsteht Motivation, gemeinschaftlich Verantwortung für das Projekt zu übernehmen.

Wenn Sie das nächste Mal in Ihrer Besprechung also merken, dass nur geredet wird, gehen Sie in die Aktion: Zeichnen Sie. Skizzieren Sie. Machen Sie die Ideen für alle sichtbar. So kommen Sie einem gemeinsamen Verständnis einen Schritt näher.

Das kommt Ihnen bekannt vor? Oder haben Sie andere Erfahrungen gemacht? Teilen Sie Ihre Themen mit uns unter info@interaction-room.de