Big Room Planning (BRP) ist ein Ritual, mit dem die Planung einer Etappe für Projektportfolien realisiert werden kann und ursprünglich aus der agilen Welt stammt. Beispielsweise ist das so genannte PI-Planning aus dem Scaled Agile Framework (SAFe) eine Implementierung. Trotz seines Ursprungs kann das Ritual ebenfalls für hybride bzw. plangetriebene Organisationen zur Planung des Projektportfolios angewendet angewendet werden.

Während das übergeordnete Ziel die Planung einer Etappe auf operativer Ebene (z. B. DevOps Teams), entsprechend der Priorisierung der taktischen Ebene (z. B. Projekte) ist, lassen sich weitere Subziele identifizieren:

  • Das Commitment der Teams über die Liefergegenstände der Etappe erlangen und dadurch die intrinsische Motivation der Teammitglieder steigern, die selbst gesetzten Ziele erreichen zu wollen
  • Direkte Beteiligung der Stakeholder und der Teams bei der Herstellung der Leistbarkeit
  • Höhere Transparenz über die Themen, die umgesetzt werden.
  • Höhere Transparenz über die Erreichung von Zwischenzielen
  • Ressourcenkonflikte erkennen bevor sie eintreten, um diese auflösen zu können
  • Die Reaktionsfähigkeit auf unvorhergesehene Ereignisse, die Einfluss auf das Projektportfolio besitzen durch regelmäßige Überprüfung und Reallokation herstellen
Noch nie hatte ich eine solche Transparenz über die Themen, die im Unternehmen bewegt werden! Teamleiter IT

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Ablauf eines Big Room Plannings

Beteiligte Teams eines BRP kennen den Scope einer Etappe im Vorfeld des BRPs. Sie führen Refinements zur Identifikation und zum Verständnis von Anforderungen durch, die sich aus den Etappenzielen der entsprechenden taktischen Maßnahmen ableiten. Dazu verwenden sie bspw. einen Interaction Room, um Epics und User Stories in cross funktional besetzten Workshops zu erarbeiten.

Der Ablauf eines BRPs gliedert sich in 7 Schritte

  • Die Vertreter der taktischen Maßnahmen (z. B. Projektleiter) stellen ihr Vorhaben in einem kurzen Pitch vor, sofern dies in der kommenden Etappe das erste Mal beplant wird.
  • Reihum stellen die Vertreter der taktischen Maßnahmen das jeweilige Etappenziel vor.
  • Jede Maßnahme erhält einen Bereich auf der Wand, wo alle Maßnahmen stehen.
  • Verantwortliche der operativen Teams (z. B. Product Owner oder Teamleiter) heften Ihre Ergebnisse der Refinements an die entsprechenden Stellen auf der Wand. Es werden nur Epics an die Wand geheftet, die zugesagt werden.
  • Die Teams identifizieren und veranschaulichen Abhängigkeiten zwischen Epics
  • Das vorläufige Ergebnis wird dem Top Management präsentiert. Akzeptiert es das Ergebnis, beginnt die Umsetzung der Etappe. Akzeptiert es das Ergebnis nicht, hat es 2 Möglichkeiten zu reagieren:
    • Die Priorisierung der taktischen Maßnahmen kann verändert werden. Eine Erweiterung des Scopes durch das Management ist nicht zulässig. Die Repriorisierung führt zu einer Reallokation der zugesagten Epics der Teams.
    • Ressourcenkonflikte/-Engpässe können durch zusätzliches Budget aufgelöst werden.
  • Das Mangement gibt den Scope der Etappe frei und die Etappe beginnt
Für die Abstimmungen, die wir hier in zwei Tagen erreicht haben, brauchen wir sonst 8 Wochen! Führungskraft

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